差込機能を使えば、Excelなどの表計算ファイルやCSV形式ファイルを利用して、宛名ラベルなどを作ることができます。
差込機能は、文字枠だけでなく、バーコード枠や絵や写真枠にも対応しています。
ここでは、表計算ソフトで作った住所録のデータを使って、宛名ラベルに宛名を差込印刷する操作を説明します。
操作は次の流れで行います。
I 住所録のデータを読み込んで、ラベル作りを始める
■操作
１ デザインや用紙を選んでから、差込機能が使えるようにする
- ガイドメニューで
をクリックします。
［デザイン選択］ダイアログボックスが表示されます。
※「学校編」や「ビジネスJE」サンプル、または「ジャンプサンプル」などのガイドメニューが表示されている場合は、［宛名・住所シール］などの作りたいラベルの種類・用途をクリックし、4.に進みます。
- 左側の種類から［住所シール］など、作りたいラベルの種類を選び、右側の一覧からデザインを選びます。
※サンプルが入ったディスクをDVD（CD）ドライブに入れるようメッセージが表示されたときは、表示された名前のディスクを確認し、正しいディスクをDVD（CD）ドライブに入れてください。
- ［次に用紙を選ぶ］を選び、［OK］をクリックします。
［デザイン選択］ダイアログボックスが表示されます。
※デザインの一覧に作りたいデザインサンプルが含まれていない場合は、自分で自由にデザインします。
［白紙から作る］を
にし、［次に用紙を選ぶ］を選びます。 - 会社名や用紙品番、用紙の置き方を選び、［OK］をクリックします。
選んだデザイン・用紙を反映して、ラベルを作る画面が表示されます。
- コマンドバーの
をクリックして、編集方法を切り替えます。
２ 住所録のデータを読み込む
- コマンドバーの
をクリックします。
画面右側に差込・連番設定画面が表示されます。
- 差込・連番設定画面で、［差込］シートをクリックします。
- ［差込］シートの
をクリックします。
［差込ファイルの選択］ダイアログボックスが表示されます。
- ［ファイルの場所］の右側の▼をクリックして、ファイルがある場所を選び、ファイルの一覧で、住所録のデータを選びます。
- ［開く］をクリックします。
［データ読込］ダイアログボックスが表示されます。
- 選んだファイルに複数のシートがある場合、［シート名］の右側の▼をクリックして、データを読み込みたいシートを選びます。
※選んだファイルに複数のシートがない場合、［シート名］は表示されません。操作7.へ進みます。
- ［ファイルの先頭行を項目行として読み込む］で、データの先頭行の扱いを選びます。
- 先頭行に、「郵便番号」「住所」「氏名」などの項目名が入力されている場合は、 にします。
- 先頭行に、項目名がなく、実際のデータだけが入力されている場合は、
にします。
- 先頭行に、「郵便番号」「住所」「氏名」などの項目名が入力されている場合は、
- ［OK］をクリックします。
［差込］シートの表に、読み込んだ住所録のデータが表示されます。
- 目的の住所録のデータが読み込まれているかどうかを確認します。
※読み込むデータがまちがっていた場合、もう一度
をクリックして、別の住所録のデータを読み込み直します。
II 1枚目のラベルをデザインする
■操作
I-１ でデザインを選んでいた場合は、文字を入力したり、絵や写真を貼ったりするなどして、差し込むデータ以外を編集します。
デザインを選んでいなかった場合は、自由にラベルをデザインします。
III ラベル上の枠に、住所録のデータを関連付ける
ラベル上の「郵便番号」「住所」「氏名」などの枠に、住所録の該当するデータを関連付けます。
■操作
- 画面左側の編集画面で、郵便番号の枠をクリックします。
- 画面右側の［差込］シートで
をクリックします。
［関連付ける］ダイアログボックスが表示されます。
- ［項目一覧］で「郵便番号」の項目を選び、［OK］をクリックします。
操作1.で選んだ郵便番号の枠に、住所録の1件目の郵便番号が表示されます。
これで、用紙内の次のラベルには2件目の郵便番号、次のラベルには3件目の郵便番号、…というように、データが順番に入力されるようになりました。
- 住所や氏名についても、操作1.〜3.の手順で、枠にデータを関連付けます。
◆補足
- 枠と項目の関連付けを解除するには、編集画面で解除したい枠をクリックし、［差込］シートの
をクリックします。 - 住所録のデータに該当する枠がラベル上にない場合に、枠を追加することもできます。
VI 複数のラベルに、住所録のデータを印刷する
■操作
１ 印刷しないデータを選んだり、印刷するデータの枚数を設定する
- 差込・連番設定画面の［差込］シートの表で、印刷しない差込データの［印刷］のセルをクリックします。
クリックしたデータは、［×］に変わります。再度クリックすると、［○］に戻ります。
- レコードごとに印刷する枚数を設定します。
２ 印刷される内容を確認する
- コマンドバーの［印刷］をクリックします。
画面右側に印刷設定画面が表示されます。
画面左側に、データが差し込まれたラベルが一覧表示されます。 - 画面左側で、各ラベルに印刷されるデータ内容を確認します。
３ 差込方法や印刷ページの設定をする
- 画面右側の印刷設定画面で、［差込］シートをクリックします。
- 目的に応じて、データの差込方法を選びます。
［連続］／［指定枚数］ - 差込・連番設定画面の［差込］シートで、各レコードごとに印刷する枚数を設定していない場合、［連続］が表示されます。差込データを、1件につきラベル1枚ずつ連続して印刷します。
各レコードごとに印刷する枚数を設定している場合、［指定枚数］が表示されます。各レコードごとに設定した枚数を印刷します。 
［繰り返し］ - 差込データを、［繰り返し数］で設定した数ずつ印刷します。
［用紙ごと］ - 差込データを、1件につき用紙1ページずつ印刷します。
- ［印刷範囲］で、印刷するページを設定します。
４ 印刷を実行する
- 使いたいプリンタが選ばれ、用紙がセットされていることを確認して、
をクリックします。
印刷が実行されます。
※別のプリンタを使いたいときは、
をクリックしてプリンタを変えます。
こんなときは
作ったラベルを保存したい場合、使ったデータまたはデータのファイル名をいっしょに保存することができます。
いっしょに保存しておくと、次にラベルファイルを開いたとき、そのデータを読み込んだり、ファイルを選んだりする手間が省けて便利です。
■操作
【差込データをラベルファイルに保存する】
- コマンドバーの［保存］をクリックします。
［保存］ダイアログボックスが表示されます。
- ［保存する場所］に、ラベルファイルを保存するフォルダを設定します。
- ［ファイル名］に、保存するラベルファイル名を入力します。
- ［差込レコード］で、［ラベルファイルに保存する］を選びます。
- ［OK］をクリックします。
ラベルファイルに差込データもいっしょに保存されます。
【差込データのファイル名をラベルファイルに保存する】
- コマンドバーの［保存］をクリックします。
［保存］ダイアログボックスが表示されます。
- ［保存する場所］に、ラベルファイルを保存するフォルダを設定します。
- ［ファイル名］に、保存するラベルファイル名を入力します。
- ［差込レコード］で、［読み込む外部ファイル名を保存する］を選びます。
- ［外部ファイル名］に、このラベルファイルで使いたい差込データのファイル名を設定します。
をクリックして表示されるダイアログボックスで、ファイル名を選んで設定することもできます。 - ［シート名］に、このラベルファイルで使いたい差込データのシート名を設定します。
※［外部ファイル名］で設定したファイルにシートがない場合は、シート名の設定は不要です。
- ［先頭行を項目行として読み込む］で、データの先頭行の扱いを選びます。
差込データの先頭行が「郵便番号」「氏名」「商品名」などの項目名の場合は、
にします。 - ［OK］をクリックします
ラベルファイルに差込データのファイル名が保存されます。
※［ファイル-名前を付けて保存］でも同じことができます。
▼注意
CD／DVD-RやCD／DVD-RWへ直接データを保存することはできません。CD／DVD-RやCD／DVD-RW書き込み専用のソフトウェアをご利用ください。