「差込印刷」の機能を使用します。

差込印刷とは、同じ文書に異なる宛名などを次々と挿入して印刷することです。
差込印刷を行うには、まず宛名などのデータを入力した｢差込ファイル｣を作成しておきます。
次に、そのデータを挿入するための｢差込枠｣をフォームデータとなる文書内に設定します。
一太郎では、住所録で作成した住所録データを、差込ファイルとして利用することができます。

操作は次の流れで行います。

差込ファイルを作成する フォームデータ（差込枠）を作成する データが差し込まれている状態を確認する 印刷を実行する

I 差込ファイルを作成する

<1>住所録を起動し、項目設定をする

1. 一太郎を起動します。
   
   
2. [ツール-拡張機能-住所録]を選択します。
   住所録が起動します。
   
   
3. [メニュー]をクリックし、[項目設定]を選択します。
   
   
   
   
4. [項目一覧]の中で必要な項目を にし、[OK]をクリックします。
   [▲] [▼]をクリックすると、[項目一覧]の項目名の順序を変更できます。
   作成中の住所録を保存すると、項目一覧で設定した内容もファイルに記憶されるため、次にそのファイルを読み込んだときも変更した内容が有効になります。
   ※ [項目設定]ダイアログボックスでの[追加][削除][インデックス指定]ボタンは、 [メニュー]-[ファイル-新規作成]で[任意書式で作成する]を実行した場合のみ選択できます。
   それ以外の書式を選んでいるときは、淡色で表示され選択できません。
   

<2>住所録にデータを入力する

1. 設定した各項目に、以下の例にならって必要なデータを入力します。
   
   
   
   
2. 入力後、 [メニュー]をクリックし、[ファイル-保存]を選択します。
   
   
3. ファイル名を入力し、[OK]をクリックします。
   ※住所録で作成・保存したデータには、「.JSR」の拡張子が付きます。
   
   
4. [終了]をクリックして住所録を終了します。
   一太郎の画面に戻ります。
   

• 住所録の項目幅を変更する場合は、項目名の区切り線にポインタを合わせ、ポインタの形が に変わったら、マウスをドラッグして左右に動かします。
  
  
• 住所録のカードの順番を入れ替える場合は、次のように操作します。
  
  
  1. 移動したいカード上で右クリックし、表示されるメニューから[切り取り]を選択します。
     移動したいカード上であれば、どの項目上で右クリックしても同じです。
     
     
  2. 移動先にカーソルを合わせて右クリックし、表示されるメニューから[貼り付け]を実行します。
     ※「カード」とは「住所録」の1行分のデータのまとまりを指します。
     カード型でデータを編集する場合の1枚のカードが1つのカードになります。
     

II フォームデータ(差込枠)を作成する

データを差し込みたい位置に[挿入-差込-枠作成]で差込枠を作成します。
差込枠は、用紙の任意の位置に作成します。

フォームデータ作成時のポイントと制限

• フォームデータは1件分(画面上では1ページ分)のみ作成します。
  
• すべてのデータに共通の文字列(上記＜例＞の「〒」「様」など) は、フォームデータに直接入力しておきます。
  

ここでは、以下のようなフォームデータを作成する場合を例に手順を説明します。

[例]下の画面図で(1)〜(5)の5カ所にデータを差し込む

1. [ファイル-文書スタイル-スタイル]または[書式-文書スタイル]を選択し、用紙サイズやマージンなどの設定をします。
   
   
2. [OK]をクリックします。
   
   
3. [挿入-差込-差込ファイル設定]を選択します。
   
   
4. 操作I の 手順2 で保存した住所録ファイルを指定し、[OK]をクリックします。
   
   
5. [挿入-差込-枠作成]を選択します。
   [差込枠の作成]ダイアログボックスが表示されます。
   
   
6. [組み方]／[枠の基準]／[枠のまわりの余白]を設定します。
   
   
7. [差込の設定]で、項目名を指定します。
   上記の例では、1つめの郵便番号を差し込む枠を作成するので、[項目名]の▼をクリックし、表示された一覧の中から「〒」を選択します。
   [項目名]の入力欄に「〒」が表示されます。
   ※ 手順4 で指定した住所録ファイル名が、[差込ファイル名]に表示されています。
   使用した住所録ファイルと異なるファイル名が表示されている場合は、指定し直してください。
   
   
8. [OK]をクリックします。
   
   
9. 「始点を指定してください」と表示されるので、1行目にポインタを合わせ、終点位置までマウスをドラッグして差込枠を作成します。
   
   
10. ツールボックスの [繰り返し]をクリックするか、[Ctrl]+[R(す)]キーを押します。
    リピート機能が働き、再度[挿入-差込-枠作成]が選択されます。
    [編集-繰り返し]を選択しても同じことです。
    
    
11. [差込の設定]の[項目名]の▼をクリックし、「住所1」を選択し、[OK]をクリックします。
    
    
12. マウスをドラッグして「住所1」の差込枠を作成します。
    
    
13. 手順10〜12.の操作を繰り返し、「住所2」「会社名」「氏名」の差込枠を作成します。
    
    
14. 「〒」「様」など、すべてのデータに共通の文字列を、差込枠外に入力します。
    
    
15. [ファイル-名前を付けて保存]を選択し、作成したフォームデータを保存します。
    

差込枠内のフォントや文字サイズを変更したい場合は、次のように操作します。

1. 変更したい差込枠上で右クリックし、表示されるメニューから[枠のスタイル変更]を選択します。
   
   
2. [スタイル]〜[体裁]シートで、フォントや文字サイズなどのスタイル(書式)を設定します。
   
   
3. すべて設定後、[OK]をクリックします。
   

III データが差し込まれている状態を確認する

印刷実行前にデータが正しく差し込まれている状態を確認することができます。
正しく差し込まれているかどうかご確認ください。

1. 差込枠を設定したフォームデータを画面に表示します。
   
   
2. [Ctrl]＋[↓]キー／[Ctrl]＋[↑]キーを押します。
   [Ctrl]＋[↓]キー／[Ctrl]＋[↑]キーを押すごとに、前後の1レコードずつを順番に確認することができます。
   ※ 縦組みの文書の場合は、[Ctrl]＋[→]キー／[Ctrl]＋[←]キーを押して確認します。
   ※ [ツール-オプション-オプション]の[操作環境-互換設定]で、[JW型キー割付を有効にする]を[する]に設定している場合は、[Ctrl]＋[PageDown]キー／[Ctrl]＋[PageUp]キーを押して確認します。
   

IV 印刷を実行する

1. 差込枠を設定したフォームデータを画面に表示します。
   
   
2. [ファイル-印刷]を選択し、印刷を実行します。
   

差込ファイルの中の特定のデータだけ印刷したい場合は次のように操作します。

• 連続したデータを印刷する場合
  
  
  1. [ファイル-印刷]を選択し、[設定]シートを選択します。
     
     
  2. [差込/タック]の[設定]をクリックします。
     
     
  3. [開始レコード]/[終了レコード]で、印刷したい範囲のレコード番号を指定します。
     
     
  4. [OK]をクリックして、印刷を実行します。
     指定した範囲のレコードのデータが差し込まれて印刷されます。
     ※ 差込ファイルの指定を行っていないデータを印刷する場合、[差込／タック]の各項目は淡色で表示され選択できません。
     
     
• 不連続のデータを抜き出して印刷する場合
  差込ファイルの内容を編集し、改めて差込ファイルとして指定し直します。
  
  
  1. [ツール-拡張機能-住所録]を選択し、住所録を起動します。
     
     
  2. [メニュー]をクリックして[抽出]を選択し、必要なデータだけを画面に表示します。
     ここで画面表示されたデータのみが印刷の対象となります。
     
     抽出には、[条件抽出]と[選択抽出]があり、用途に応じて使い分けます。
     

     [条件抽出] 指定した条件に一致するカードを表示する [選択抽出] 現在選択しているカードのみを表示する

     
     ※ カードを選択しないで[抽出]を実行した場合、[選択抽出]は淡色で表示され選択できません。[選択抽出]を実行する場合は、あらかじめカードを選択しておきます。
     ※ 抽出したカードを解除する場合は、 [メニュー]をクリックし、[抽出-すべて解除]を選択します。
     
     
  3. [メニュー]をクリックし、[ファイル-保存]を選択し、任意のファイル名を入力して[OK]をクリックします。
     
     
  4. [終了]をクリックし、住所録を終了します。
     
     
  5. 一太郎の入力画面で[挿入-差込-差込ファイル設定]を選択し、手順3. で保存したファイルを指定して[OK]をクリックします。
     ※ 手順3. で保存したファイルが、すでに差込ファイルとして指定されている場合でも、新しい内容を有効にするために再度設定し直す必要があります。
     
     
  6. [ファイル-印刷]を選択し、印刷を実行します。
     抽出して保存したデータだけが差し込まれて印刷されます。