文書に文字抽出時の条件となる文書種類や文字抽出用タグを挿入したりできます。
文書中の特定の位置に文字抽出の条件となるタグをあらかじめ挿入しておくと、フォルダ内の複数の文書から、指定したタグ以降の文字データをまとめて抜き出すことができます。
報告書や企画書などのフォームにあらかじめ文字抽出用タグを挿入しておけば、蓄積された情報（文書）から必要な情報だけをすぐにピックアップすることができ便利です。
※アウトラインスタイルモードにしているときにナレッジウィンドウに表示されます。
■ナレッジウィンドウ［文字抽出］の使い方
- 文字抽出用の文書種類の設定
- 文書に、文字抽出を実行するときの条件となる文書種類を設定します。
- 文書種類
- 現在編集中の文書に設定する、文字抽出用の文書種類を入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴の一覧から種類を選択することもできます。セットアップ直後は、入力履歴の代わりにあらかじめ用意されている文書種類の例が表示されます。
設定した文書種類を解除したいときは、入力欄を空白にして［<<反映］をクリックします。文書種類が設定されていない文書は、［文書種類］に［<未設定>］と表示されます。※「報告書」「企画書」など、文書全体の意味がわかるような種類名を付けてください。
※ここでの設定は、シンキングバーの
［文字抽出の対象となる文書種類の設定］をクリックして表示されるダイアログボックスの［文書種類］の設定と互いに連動しています。 - ［<<反映］
- クリックすると、［文書種類］で設定した文書種類の情報が編集中の文書に反映されます。
- 文字抽出用のタグの挿入／変更
- 文書中の特定の位置に文字抽出の条件となるタグを挿入します。
- レベル
- 挿入する文字抽出用タグのレベルを選択します。
- 1 概要、本文などの大きな区切り
レベル1の文字抽出用タグを挿入するときに選択します。文書の概要・本文・結論など、大きな区切りに利用します。 - 2 見出しや要点などの区切り
レベル2の文字抽出用タグを挿入するときに選択します。見出しや要点など、比較的小さな区切りに利用します。
- 1 概要、本文などの大きな区切り
- タグ名
- 挿入する文字抽出用タグの名前を入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴の一覧からタグ名を選択することもできます。セットアップ直後は、入力履歴の代わりにあらかじめ用意されているタグ名の例が表示されます。※「概要」「結論」など、文書における構造や位置付けがわかるような名前を付けてください。
- 説明
- 文字抽出用タグの意味がわかるような補足説明などを入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴の一覧から選択することもできます。 - タグの表示
- 挿入するタグのレベル・名前・説明が、実際に文書中に挿入されるかたちで表示されます。
- ［挿入］／［変更］
- クリックすると、設定した文字抽出用タグが文書中のカーソル位置に挿入されます。
編集画面ですでに挿入している文字抽出用タグ上にカーソルを合わせている場合は、［変更］と表示され、タグ名や説明が設定した内容に置き換わります。 - ［一覧］
- クリックすると、［タグ一覧］ダイアログボックスが表示されます。
編集中の文書に挿入している文字抽出用タグが一覧表示され、特定の文字抽出用タグの位置へジャンプしたり、文字抽出用タグを削除したりできます。
ダイアログボックス内では、レベル2の文字抽出用タグはレベル1の文字抽出用タグより字下げして表示され、タグの階層構造がわかりやすく表示されています。
- 文字抽出の実行
- フォルダ内の複数の文書から、指定したタグ以降の文字データをまとめて抜き出すことができます。
- ［文字データを抽出して別文書として作成］
- クリックすると、［文字抽出の実行］ダイアログボックスが表示されます。
抽出の対象とするフォルダや文字抽出用タグ、文書種類などを指定して、文字抽出を実行できます。
■文書に文字抽出用の文書種類を設定する
文書に種類の情報を設定しておくことができます。
文書種類を設定しておくと、文字抽出を実行するときに、文書種類で対象とする文書ファイルを絞り込むことができます。
※「報告書」や「見積書」などのように、文書全体の意味がわかるような種類名を付けてください。
■操作
- シンキングバーの［アウトラインスタイル］タブをクリックします。
※シンキングバーを非表示にしている場合は、［表示-シンキングバー-アウトラインスタイル］を選択しても同じです。
アウトラインスタイルモードに切り替わります。
- ナレッジウィンドウの［文字抽出］タブをクリックします。
- ナレッジウィンドウの［文書種類］に文書の種類を入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴の一覧から選択することもできます。
- ［<<反映］をクリックします。
編集中の文書に文書種類が設定されます。
●こんなときは
- 文書種類の設定を解除したいときは、上記操作3 で［文書種類］の入力欄を空白にして、［<<反映］をクリックします。文書種類が設定されていない文書は、［文書種類］に［<未設定>］と表示されます。
- ナレッジウィンドウを非表示にしている場合は、シンキングバーの をクリックして表示される［文字抽出用の文書種類の設定］ダイアログボックスでも同じ設定ができます。
ナレッジウィンドウの［文字抽出］上での設定とダイアログボックス上での設定は、互いに連動しています。
■文書中に文字抽出用のタグを挿入する
文書中の特定の位置に文字抽出の条件となるタグを挿入しておくことができます。
文字抽出用タグを挿入しておくと、フォルダ内の複数の文書から、指定したタグ以降の文字データをまとめて抜き出すことができます。
※タグには、「概要」「結論」など、文書における構造や位置付けがわかるような名前を付けてください。
■操作
- シンキングバーの［アウトラインスタイル］タブをクリックします。
※シンキングバーを非表示にしている場合は、［表示-シンキングバー-アウトラインスタイル］を選択しても同じです。
アウトラインスタイルモードに切り替わります。
- ナレッジウィンドウの［文字抽出］タブをクリックします。
- ナレッジウィンドウの［レベル］で挿入する文字抽出用タグのレベルを選択します。
レベル1は、文書の概要・本文・結論など、大きな区切りに利用します。
レベル2は、見出しや要点など、比較的小さな区切りに利用します。 - ［タグ名］に挿入するタグの名前を入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴の一覧から選択することもできます。
- ［説明］にタグの意味がわかるような補足説明などを入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴の一覧から選択することもできます。
- ［挿入］*1をクリックします。
設定した文字抽出用タグが文書中のカーソル位置に挿入されます。
*1編集画面ですでに挿入している文字抽出用タグ上にカーソルを合わせている場合は、［挿入］ではなく［変更］と表示されます。［変更］をクリックすると、タグ名や説明が設定した内容に置き換わります。
●こんなときは
- ナレッジウィンドウを非表示にしている場合は、シンキングバーの
［文字抽出の対象となるタグの挿入／変更］をクリックして表示される［文字抽出用のタグの挿入］ダイアログボックスでも同じ設定ができます。
ナレッジウィンドウの［文字抽出］上での設定とダイアログボックス上での設定は、互いに連動しています。
■文書中に挿入した文字抽出用のタグを削除する
■操作
- シンキングバーの［アウトラインスタイル］タブをクリックします。
※シンキングバーを非表示にしている場合は、［表示-シンキングバー-アウトラインスタイル］を選択しても同じです。
アウトラインスタイルモードに切り替わります。
- ナレッジウィンドウの［文字抽出］タブをクリックします。
- ナレッジウィンドウの［一覧］をクリックします。
［タグ一覧］ダイアログボックスが表示されます。
- ［文書に含まれるタグの一覧］に文書中に挿入している文字抽出用タグの一覧が表示されるので、削除したい文字抽出用タグを選択します。
- ［削除］をクリックします。
- 削除を確認するメッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
選択した文字抽出用タグが削除されます。
- ［閉じる］をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
◆テクニック
- 編集画面ですでに挿入している文字抽出用タグ上にカーソルを合わせて、Shift＋Deleteキーを押しても削除できます。
■複数の文書から特定の文字データを抽出する
文書中の特定の位置に文字抽出の条件となるタグをあらかじめ挿入しておくと、フォルダ内の複数の文書から、指定したタグ以降の文字データをまとめて抜き出すことができます。抜き出したデータは別の文書として編集・保存できます。
文字データを抽出するには、あらかじめ文書に文書種類や文字抽出用タグを設定しておく必要があります。
★抽出される文字データと抽出結果のフォーマット
■操作
１ アウトラインスタイルモードに切り替えて、ナレッジウィンドウを［文字抽出］にする
- シンキングバーの［アウトラインスタイル］タブをクリックします。
※シンキングバーを非表示にしている場合は、［表示-シンキングバー-アウトラインスタイル］を選択しても同じです。
アウトラインスタイルモードに切り替わります。
- ナレッジウィンドウの［文字抽出］タブをクリックします。
２ 抽出条件を設定する
- ナレッジウィンドウの［文字データを抽出して別文書として作成］をクリックします。
［文字抽出の実行］ダイアログボックスが表示されます。
- ［対象とするフォルダ］の［参照］をクリックして、フォルダの一覧から抽出の対象とする文書ファイルが入っているフォルダを選択します。
右端の▼をクリックして表示されるフォルダ履歴の一覧からフォルダを選択することもできます。
選択したフォルダのサブフォルダ内の文書ファイルも抽出の対象としたい場合は、［サブフォルダ内も検索する］を
にします。 - ［対象とするタグ］の［レベル1］／［レベル2］に抽出の対象とするそれぞれのレベルのタグ名を入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴からタグ名を選択することもできます。
［編集中の文書からタグを取得］をクリックすると、編集中の文書に挿入している文字抽出用タグの一覧からタグ名を選択することができます。 - 文書に設定している文書種類で抽出の対象とする文書ファイルを絞り込みたい場合は、［対象とする文書種類を限定する］を にして、文書種類や条件を設定します。
- ［文書種類］に抽出の対象とする文書種類を入力します。
右端の▼をクリックして表示される入力履歴から文書種類を選択することもできます。
［編集中の文書から文書種類を取得］をクリックすると、編集中の文書に設定している文書種類が反映されます。 - ［条件］で文書種類の検索方法を選択します。
［文書種類］に入力した文字列を含む文書種類が設定されている文書ファイルを抽出の対象とする場合は、［文字列を含む］を選択します。
［文書種類］に入力した文字列と完全に一致する文書種類が設定されている文書ファイルだけを抽出の対象とする場合は、［文字列と完全に一致する］を選択します。
- ［文書種類］に抽出の対象とする文書種類を入力します。
３ 文字抽出を実行する
- ［OK］をクリックします。
設定した条件で文字データの抽出が開始されます。
抽出されたデータは、新しい文書ウィンドウに表示されます。必要に応じて編集・名前を付けて保存します。
▼注意
- 文書内容の編集・保存が制限されている文書からは、タグ一覧や文書種類の情報を取得できません。
●こんなときは
- ナレッジウィンドウを非表示にしている場合は、シンキングバーの
［フォルダ内の文書から、指定したタグ以降の文字データを抽出］をクリックしても実行できます。