稟議文書に入力支援機能を設定します。
例えば、稟議文書に社員番号を入力するだけで、自動的に部署名・氏名まで入力することができるようになります。
この機能を利用するためには、社員番号・名前・部署名などを入力したCSV形式のデータファイル（「稟議自動入力用ファイル」と呼びます）と、社員番号・名前・部署名の入力欄に入力ガイドを設定した稟議文書を用意します。

→入力ガイドと稟議自動入力用ファイルの関係

■操作例

〜社員番号を入力して、名前・部署名を自動入力させる〜

１ 入力ガイドを設定した稟議文書を作る

1. 稟議文書内にある社員番号・名前・部署名のデータ項目の入力欄に、入力ガイドを設定します。

   →文字を入力する欄に説明文を付ける−入力ガイド−

   

   ※データ項目の順番（入力ガイドの順番）について

   • 自動入力の基準にするデータ項目を、文書の先頭に配置します。
     ここでは、「社員番号」を基準にします。

   ※入力ガイドには必ず説明文を設定しておきます。操作３-4 で必要になります。

   データ項目	入力ガイドに付ける説明文
   社員番号	社員番号を入力してください
   名前	名前を入力してください
   部署名	部署名を入力してください

２ CSV形式のデータファイル（稟議自動入力用ファイル）を作る

1. 社員番号・名前・部署名のデータを表計算ソフトなどで作り、CSV形式で保存します。

   ※データファイルのデータ項目の順番は、稟議文書内の入力ガイドの順番と合わせておきます。
   ここでは、「社員番号」「名前」「部署名」の順にします。

   

３ 稟議入力支援機能を使える状態にする

稟議文書とデータファイル（稟議自動入力用ファイル）の関連付けを行います。

1. 操作１-1 で作った稟議文書を画面に表示します。
2. ［ファイル-メール送信-稟議文書設定］の［稟議自動入力設定］シートを選択します。
3. ［稟議自動入力を利用する］をクリックして にします。
4. ［自動入力される先頭の入力ガイド］の右端の▼をクリックします。

   操作１-1 で、稟議文書の入力ガイドに設定した説明文が一覧表示されます。

5. 一覧から、データファイルの先頭項目に当たる入力ガイドの説明文を選択します。

   「社員番号」に当たる入力ガイドの説明文［社員番号を入力してください］を選択します。

6. ［稟議自動入力用ファイル］の［参照］をクリックして、操作２-1 で作ったデータファイル（稟議自動入力用ファイル）を選択します。

   ［稟議自動入力用ファイルの内容］に、データファイルの内容が表示されます。

7. ［OK］をクリックします。

   文書に自動入力機能が設定され、稟議送信ツールボックスが表示されます。

４ 自動入力を行う

データファイルの中から、データ項目を自動入力させる社員を選択します。

1. 稟議送信ツールボックスの［稟議自動入力］をクリックします。

   ［稟議自動入力］ダイアログボックスに、操作３-5 で選択した先頭項目の入力ガイドの説明文が表示されます。
   ここでは、「社員番号を入力してください」と表示されます。

2. データファイルの中で、データ項目を入力させたい社員の社員番号を入力します。

   ここでは、佐藤太郎さんのデータを入力するために、社員番号の［002］を入力します。

3. ［OK］をクリックします。

   稟議文書に、社員番号だけでなく、名前・部署名も自動的に入力されます。

   

▼注意

●こんなときは

→稟議をメールで行う〜稟議送信の操作の流れ〜

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