他の文書を参考にしながら文書を作るときは、ナレッジウィンドウの［参考文書］が便利です。
参考文書として開いた文書は、ナレッジウィンドウ上に一覧表示され、文書の切り替えや引用が簡単に行えます。
また、参考文書の情報は編集している文書に登録され、保存するときに文書ファイル自体にいっしょに保存されるので、続きを編集する場合も前回の参考文書を使うことができます。
※参考文書として開かれた一太郎文書は、まちがって編集してしまうことを防ぐため、コピー以外の編集操作ができません。
▼注意
- 参考文書を使う前に、［参考文書キー］をメモしておくことをお勧めします。
［参考文書キー］は、パソコン環境が変わるなどして文書に登録していた参考文書が利用できなくなった場合に必要になります。 →詳しい説明
■操作
１ ナレッジウィンドウ［ナレッジ］に［参考文書］を表示させる
- ナレッジウィンドウの［ナレッジ］タブをクリックします。
※ナレッジウィンドウが表示されていない場合は、［表示-ナレッジウィンドウ］を選択して、［ナレッジウィンドウを表示する］を
にしてナレッジウィンドウを表示します。 - ナレッジウィンドウ上部の［切替▼］をクリックして［他文書参照］を選択します。
ナレッジウィンドウに［参考文書］が表示されます。
※［他文書参照］を選択しても［参考文書］が表示されない場合は、表示項目を切り替えます。
２ 参考文書として開いて登録する
［参考文書を開いて登録する］をクリックします。
- ファイルのある場所を指定します。
［場所］の右端の▼をクリックして、目的のドライブ・フォルダを選択します。
ドライブ・フォルダにあるフォルダやファイルが一覧表示されます。
- ファイルの一覧から、開きたいファイルを選択します。
- ［OK］をクリックします。
選択したファイルが参考文書として開かれ、文書の背景が灰色になります。また、ナレッジウィンドウの［参考文書］に［親文書（文書名）に戻る］が表示されます。［親文書（文書名）に戻る］をクリックすると親文書（編集中の文書）に戻り、ナレッジウィンドウの［参考文書］の［参考文書一覧］に文書名が表示され、参考文書として登録されたことが確認できます。
※一太郎形式以外のファイルを指定した場合は、動作を選択するメッセージが表示されます。
- 一太郎で開くことができる形式のファイルの場合
［一太郎で開く］をクリックすると、一太郎で開かれ、参考文書として登録されます。
［はい］をクリックすると、関連付けられているアプリケーションが起動して内容が表示され、参考文書として登録されます。 - 一太郎で開くことができない形式のファイルの場合
［はい］をクリックすると、関連付けられているアプリケーションが起動して内容が表示され、参考文書として登録されます。
※リラックスビューやプロフェッショナル背景を使っている場合や、開いた文書に［文書の背景］または白・黒以外の［背景色］が設定されている場合は、背景は灰色になりません。
※参考文書として開かれた一太郎文書は、まちがって編集してしまうことを防ぐため、コピー以外の編集操作ができません。
- 一太郎で開くことができる形式のファイルの場合
３ 参考文書から引用する
- ナレッジウィンドウの［参考文書］の［参考文書一覧］で引用したい参考文書をクリックします。
クリックした文書に画面が切り替わります。
※一太郎で開くことのできない形式の参考文書をクリックした場合、関連付けられているアプリケーションが起動して内容が表示されますが、操作３-2 以降を行っても、ナレッジウィンドウに引用情報は登録されません。
- 引用する部分を範囲指定します。
※枠や作図だけを指定して引用することはできません。
- ［編集-コピー］などを実行します。
親文書（編集中の文書）に画面が切り替わります。
※また、このタイミングでナレッジウィンドウの［参考文書］の［参考文書一覧］に、引用情報が登録されます。引用情報をクリックすると、引用した参考文書の引用位置にジャンプすることができます。*1
*1引用元の参考文書を削除したり移動したりしている場合は、ジャンプできません。
- 貼り付ける場所にカーソルを合わせます。
- ［編集-貼り付け］などを実行します。
引用した部分が貼り付けられます。
●こんなときは
- 不要な参考文書情報を削除するときは、ナレッジウィンドウの［参考文書］上部のボタンを使います。
- すべての参考文書情報を削除する場合は、
［参考文書情報を削除する］をクリックします。
- 一部の参考文書情報だけを削除する場合は、
［参考文書の整理］をクリックして削除する引用情報を選択し、［削除］をクリックします。
- すべての参考文書情報を削除する場合は、
＜コラム＞参考文書の利用制限と、参考文書キーの役割について
参考文書に含まれる個人情報を保護する目的により、いったん文書に登録した参考文書の利用は、文書に参考文書を登録して文書Ａとして保存したユーザーが、最初に文書Ａとして保存したのと同じパソコンで開く場合だけに制限されています。
文書Ａを開くときに、参考文書が利用できるかどうかを判断するために使われるのが「参考文書キー」です。「参考文書キー」は、パソコンのログインユーザー別に1つ割り付けられ、パソコンと文書の両方に保存されます。両方の「参考文書キー」が一致した場合だけ、参考文書が利用できるようになります。
ハードディスクをフォーマットしたり、パソコンを買い換えたりした場合には、パソコン環境の「参考文書キー」が新しく割り付けられるので、両方の「参考文書キー」が一致しなくなり、文書Ａに登録していた参考文書や引用情報の一覧が利用できなくなります。
このような場合に備えて、「参考文書キー」はあらかじめメモに残しておきます。ハードディスクをフォーマットしたり、パソコンを買い換えたりした場合には、パソコン環境の「参考文書キー」を、文書に保存されている「参考文書キー」に変えると、再び参考文書が利用できるようになります。
●参考文書キーをメモしておく
- ナレッジウィンドウの［ナレッジ］タブをクリックします。
ナレッジウィンドウが表示されていない場合は、［表示-ナレッジウィンドウ］を選択して、［ナレッジウィンドウを表示する］を
にしてナレッジウィンドウを表示します。 - ナレッジウィンドウ上部の［切替▼］をクリックして［他文書参照］を選択します。
ナレッジウィンドウに［参考文書］が表示されます。
※［他文書参照］を選択しても［参考文書］が表示されない場合は、表示項目を切り替えます。
- ［参考文書］上部の
［参考文書キーを表示/変更する］をクリックします。
- 表示された32文字の［参考文書キー］を紙などにメモしておきます。
- ［閉じる］をクリックします。
●参考文書キーを変える
- ナレッジウィンドウの［ナレッジ］タブをクリックします。
ナレッジウィンドウが表示されていない場合は、［表示-ナレッジウィンドウ］を選択して、［ナレッジウィンドウを表示する］を
にしてナレッジウィンドウを表示します。 - ナレッジウィンドウ上部の［切替▼］をクリックして［他文書参照］を選択します。
ナレッジウィンドウに［参考文書］が表示されます。
※［他文書参照］を選択しても［参考文書］が表示されない場合は、表示項目を切り替えます。
- ［参考文書］上部の ［参考文書キーを表示/変更する］をクリックします。
- ［参考文書キーを変更する］をクリックします。
- ［参考文書キー］にメモしておいた参考文書キーを入力します。
- ［OK］をクリックします。
確認メッセージが表示されます。
- ［はい］をクリックします。
参考文書キーが変わりました。以前登録していた参考文書が利用できるようになります。
▼注意
- パソコン環境が変わって参考文書が利用できなくなった場合以外は、「参考文書キー」は変えないでください。「参考文書キー」を変えると、それ以前に作った文書に登録していた参考文書が利用できなくなります。