文書中の総文字数や段落数、平均文長、漢字・カタカナの使用率などを確認し、文書全体の特徴や読みやすさを判定します。
■文書全体の特徴を調べて、読みやすさを判定する
文書中の総文字数や段落数、平均文長、漢字・カタカナの使用率などを確認します。
■操作
- ［ツール-文書校正-読みやすさ］を選択します。
文書中の総文字数や段落数、平均文長、漢字・カタカナの使用率などが表示されます。
- 確認したら［終了］をクリックします。
［読みやすさ］ダイアログボックスが閉じられます。
◎文字数のカウント対象
［文書校正-読みやすさ］のカウント対象は次のとおりです。
- カウントする文字
句読点や密着・均等割付・ふりがなを設定した文字は文字数に数えます。また、半角文字は1文字として数えます。
レイアウト枠・罫線セルが対象のとき、枠が小さいためにあふれて表示されない文字列があっても文字数に数えます。 - カウントしない文字
スペース・改行マーク・タブ・縦中横を設定した文字・ふりがな・文書ボタンは数えません。
次の特殊文字列は文字数に数えません。
差込枠／図形の文字枠／可変長スペース／脚注（本文内）／日付フィールド／時間フィールド／文書情報フィールド／ページ番号フィールド／参照／リーダ／計算／シンボリックフォントを使った文字 - どの領域の文字をカウント対象にするかは、作業フェーズや編集画面タイプによって異なります。
アウトラインフェーズ 基本編集フェーズのドラフト編集画面 基本編集フェーズのイメージ編集画面 基本編集フェーズの印刷イメージ画面 提出確認フェーズ マルチビューフェーズ 本文 ○ ○ ○ ○ ○ ○ 罫線枠 ○ ○ ○ ○ ○ ○ レイアウト枠 × × ○ ○ ○ × 脚注 ○ ○ ○ ○ ○ ○ ヘッダ・フッタ ○ × ○ ○ ○ ○ 注釈行 ○（表示時） ○（表示時） × × × ○（表示時）
■一文やひらがなの文字列の長さをチェックする
１ 長さチェックの条件を設定する
- ［ツール-文書校正-文書校正の実行］を選択します。
［文書校正の実行］ダイアログボックスが表示されます。
- ［追加・編集］をクリックします。
［文書校正の設定］ダイアログボックスが表示されます。
- ［文書校正スタイル一覧］で、任意のスタイルを選択します。
- ［編集］をクリックします。
［文書校正の設定-スタイル編集］ダイアログボックスが表示されます。
- ［長さチェック］シートを選択します。
- 長さをチェックしたい文字の種類を
にし、上限の値を設定します。
※長さだけをチェックしたい場合は、そのほかのすべてのチェック項目を
や［チェックしない］、［しない］にします。 - ［OK］をクリックします。
［文書校正の設定-スタイル編集］ダイアログボックスが閉じ、操作3 で選択したスタイルに、操作6 で設定したチェック項目が設定されます。
- ［OK］をクリックします。
［文書校正の設定］ダイアログボックスが閉じ、［文書校正の実行］ダイアログボックスに戻ります。
２ 文書校正を実行する
- ［現在の文書校正スタイル］の右端の
をクリックして、操作 １ -3で選択したスタイルを選択します。 - ［実行］をクリックします。
文書のチェックが実行され、チェックした結果が［指摘表示］ダイアログボックスに一覧表示されます。
設定した長さの上限値を超える個所があった場合は、［チェック項目］に［文長制限］／［句読点制限］／［ひらがな制限］／［カタカナ制限］／［漢字制限］が表示されます。［指摘数］にはそれぞれのチェック項目の指摘数も表示されます。
なお、文書中の長さが上限を超える個所には文書校正マーク（赤色の波線）が表示されます。 - ［閉じる］をクリックします。
※文書校正マーク上で右クリックして表示されるメニューからもチェック個所の指摘理由を確認したり、修正したりすることができます。
→ショートカットメニューを使って、特定の指摘個所だけを修正する
●こんなときは
- 常に漢字の使用率や文の平均の長さの統一だけをチェックしたい場合は、スタイルを新規に登録しておくと便利です。
- 特定のチェック項目に着目したい場合は、項目ごとに文書校正マークの表示／非表示を設定し、文書校正マークのある段落だけを絞り込んで表示することができます。
＜コラム＞読みやすさの基準
新聞の社説、教科書など、対象とする文書の種類によって、読みやすさの基準は異なります。
下の表を参考にしてください。
| 社説 | 教科書 | マニュアル | 雑誌 | |
|---|---|---|---|---|
| 平均文長 | 41文字 | 26文字 | 9文字 | 29文字 |
| 平均句読点間隔 | 15文字 | 11文字 | 8文字 | 13文字 |
| 漢字使用率 | 52％ | 32％ | 43％ | 29％ |
| カタカナ使用率 | 3％ | 4％ | 22％ | 18％ |