住所録に入力してあるデータのうち、必要なレコードだけを絞り込んで表示することができます。
「友人の分だけ宛名書きしたい」「喪中の人は除いて年賀状を送りたい」などのような場合に、住所録の画面で送りたい人のレコードだけを表示しておくと、その人の分だけ宛名書きをすることができます。

次の２とおりの方法があります。

• 自由にレコードを選択して、それだけを表示する
• 特定の条件に合うレコードだけを表示する
• こんなときは

■自由にレコードを選択して、それだけを表示する方法

1. 住所録の画面で、表示したいレコードのレコード番号（左端の数字）をクリックします。

   そのレコード全体が反転表示され、選択された状態になります。
   再度レコード番号をクリックすると、選択が解除されます。

   ※すべて解除して選択をやり直したい場合は、右クリックして表示されるメニューから［すべてを解除］を選択します。

2. ［メニュー］-［抽出-選択抽出］を選択します。

   操作2 で選択したレコードだけが絞り込まれて表示されます。

※抽出が実行されているときは、タイトルバーに【抽出】と表示されます。

※抽出された状態を解除するには、 ［メニュー］-［抽出-すべてを解除］を選択します。

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■特定の条件に合うレコードだけを表示する方法

1. 住所録の画面で、 ［メニュー］-［抽出-条件抽出］を選択します。
2. ［対象項目］の右端の▼をクリックして、どの項目を対象にするかを選択します。

   表示される項目は、住所録の書式（簡易・詳細・任意書式）によって異なります。

3. ［抽出文字列］／［抽出条件］／［抽出オプション］を設定します。

   設定できる項目は、［対象項目］で選択した項目によって異なります。

   選択した項目	設定できる項目
   宛先／印刷／見舞状 以外	［抽出文字列］に入力した文字列をキーにして、文字を含むレコード／含まないレコード／文字が完全に一致するレコードのどれかの条件で抽出できます。 ［抽出オプション］で、文字種の区別を設定することもできます。
   宛先	［抽出条件］で、［宛先］が「自宅」のレコードだけ、あるいは「会社」のレコードだけを抽出できます。
   印刷	［抽出条件］で、連名の［印刷］がチェックされている（「○」）レコードだけ、あるいはチェックされていない（「　」空白）レコードだけを抽出できます。
   「見舞状」（「暑中見舞」「年賀状」など）	［抽出条件］で、同じ種類（「送」／「受」／「喪」／なし（「　」空白））の見舞い状だけを抽出できます。

   
   
4. ［抽出方法］を選択します。

   抽出を実行している場合に、さらに条件を追加して絞り込んだり、条件を広げて抽出したりすることができます。

   • 全体から抽出しなおす

     …指定した条件で、住所録全体からあらためて抽出し直します。

   • 全体から抽出したものを現抽出に追加する

     …指定した条件にあてはまるレコードを抽出し、現在の抽出結果に追加します。

   • 現抽出からさらに抽出する

     …現在の抽出結果を、さらに指定した条件で絞り込みます。

5. ［OK］をクリックします。

   条件に合うレコードだけが絞り込まれて表示されます。

※抽出が実行されているときは、タイトルバーに【抽出】と表示されます。

※抽出された状態を解除するには、 ［メニュー］-［抽出-すべてを解除］を選択します。

？困ったときは

• 住所録(詳細)の場合に、「見舞状」の［抽出条件］に「喪」が表示されない場合は、次のように操作します。
  1. ［カード型で編集］をクリックしてカード型の画面にします。
  2. ［送受記録］シートを選択し、［見舞状名変更］をクリックします。

     ［見舞状名変更］ダイアログボックスが表示されます。

  3. 喪中記録を付けたい見舞状の右にある［喪中記録が必要］を にし、［OK］をクリックします。
  4. ［一覧型へ］をクリックして一覧画面に戻ります。

     ［抽出条件］に「喪」が表示されるようになります。

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こんなときは

●こんなときは

• 印刷する人だけを絞り込んで宛名書きをする

  はがき作成後に、実際に印刷したい人だけを絞り込んで印刷するときは、次の流れで行います。

  1. はがき作成後、［はがき表面作成］ツールボックスの ［住所録を起動］をクリックして住所録を起動します。
  2. 上記の操作「■自由にレコードを選択して、それだけを表示する」または「■特定の条件に合うレコードだけを表示する」を行って、はがきに印刷する人だけを住所録の画面に表示します。
  3. 住所録の画面で、［終了］をクリックします。

     「○○は変更されています。更新しますか」と表示されます。

  4. ［はい］をクリックします。

     住所録が終了し、はがき表書きの画面に戻ります。
     操作2 で画面に表示した人の分だけ、はがきの表面が作成されます。

  5. ［はがき表面作成］ツールボックスの ［印刷］をクリックします。
  6. ［印刷方法］で、［開始レコード］と［終了レコード］を指定します。
  7. ［OK］をクリックして印刷を実行します。

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