文書に見出しやキーワードを付けておくと、見出しを目安にファイルを選択したり、キーワードを条件にファイルを検索したりできます。
また、文書の作成者や作成日時などの情報を簡単に参照することができ、情報管理に利用できます。
■文書に見出しを付けて内容をわかりやすくする
文書を保存するときに、文書の内容がわかるような見出しを付けておくと、ファイルを選択するときに見出しを確認したり、見出し文を条件にファイルを検索したりできます。
■操作
【文書を保存するときに見出しを付ける場合】
- ［ファイル-名前を付けて保存］を選択します。
- ［場所］の右端の
をクリックして、ファイルを保存するドライブ・フォルダを選択します。 - ［ファイル名/URL］に、ファイル名を入力します。
- ［見出し］に文書ファイルの内容がわかるような見出しを入力します。
- ［保存形式］の右端の をクリックし、ファイルを保存する形式を選択します。
- ［OK］をクリックします。
見出しの付いたファイルが、選択した場所に保存されます。
※［編集-補助-ファイルへコピー］を実行して文書の一部分だけを保存するときにも、見出しを付けて保存できます。
【文書を編集中に見出しを付ける場合】
- ［ファイル-文書補助-文書情報］を選択します。
- ［見出し］に、文書ファイルの内容がわかるような見出しを入力します。
- ［OK］をクリックします。
編集中のファイルに、見出しが付きます。
見出しは文書を保存するとき、いっしょに保存されます。
●こんなときは
- ［ファイル-開く］などで文書の見出しを確認しながらファイルを選択できます。
- あとから見出しを付ける・変える
- 見出しを付けたい、または変えたい文書を画面に表示します。
- ［ファイル-文書補助-文書情報］を選択します。
- ［見出し］に、新しい見出しを入力します。
- ［OK］をクリックします。
操作3 で付けた見出しが文書に付きます。
■キーワードを付けてファイルを管理する
文書に、文書の分類やポイントなどをキーワードとして付けておくと、キーワードを条件にファイルを検索できます。
※［ファイル-名前を付けて保存］を選択し、［詳細］をクリックして表示される［詳細］ダイアログボックスでも、キーワードを設定できます。
■操作
- ［ファイル-文書補助-文書情報］を選択します。
- ［キーワード］に、その文書でキーとなることばを入力します。
- ［OK］をクリックします。
編集中のファイルに、キーワードが付きます。
キーワードは文書を保存するとき、いっしょに保存されます。
●こんなときは
■作成者・作成日など文書の情報を確認する
文書に保存される、作成者や作成日時、総編集時間、前回更新日時などの情報を参照することができます。
文書情報は文書を保存するたびに更新されます。
［作成者］／［見出し］／［キーワード］／［会社名］／［現在編集者］は自由に設定・変更できます。
■操作
- 情報を確認したい文書を画面に表示します。
- ［ファイル-文書補助-文書情報］を選択します。
［文書情報］ダイアログボックスが表示されます。
- 作成者や作成日などを確認します。
【文書情報の確認だけを行う場合】
- ［OK］をクリックして、［文書情報］ダイアログボックスを閉じます。
【［作成者］／［見出し］／［キーワード］／［会社名］／［現在編集者］を設定・変更する場合】
- ［作成者の変更］をクリックすると［作成者の変更］ダイアログボックスが表示されるので、作成者名を変更して［OK］をクリックします。
- ［見出し］／［キーワード］／［会社名］／［現在編集者］は、入力されている内容を直接書き換えます。
- ［OK］をクリックして、［文書情報］ダイアログボックスを閉じます。
変更した内容が文書に設定されます。文書を保存すると変更した内容もいっしょに保存されます。
※複数のシートがある場合、［総ページ数］は、［不定］と表示されます。［用紙サイズ］は何も表示されません。
また、［前回印刷日時］は、一太郎のシートだけを対象としています。
●こんなときは
- ［ファイル-開く］などで文書情報を確認しながらファイルを選択できます。
■＜コラム＞見出しやキーワードを条件にファイルを検索する
見出しやキーワードを条件にファイルを検索するには、次の2とおりの方法があります。
- ［ファイル-開く］の検索を使う
- JSファイル検索ツールの「機能検索」を使う
見出しやキーワード、それぞれに限定して、含まれる文字列を条件にファイルを検索することができます。
JSファイル検索ツールは、一太郎の［ツール-拡張機能-全ファイル検索］から実行できます。