シンキングテンプレートとは、文書の作成・活用を手助けするテンプレートファイルです。
- シンキングテンプレートの特長と利用方法
- ナレッジウィンドウ［シンキングテンプレート］の使い方
- シンキングテンプレートを利用して文書を作る
- カスタマイズしたシンキングテンプレートを登録して利用する
- こんなときは
■シンキングテンプレートの特長と利用方法
◎シンキングテンプレートの特長
シンキングテンプレートには次のような特長があります。
- ビジネス文書として実用性の高い段落スタイルのセットが用意されており、アウトラインフェーズで文書の構造を検討しながら、同時に文書を成形できます。これにより、スピーディーに見栄えのよいビジネス文書を作れます。
- 文字抽出用タグが挿入されているので、シンキングテンプレートを元に作った複数の文書から、特定の部分の文字データだけを抜き出して集めることができます。これにより、蓄積された情報（文書）から必要な情報だけをすぐにピックアップできます。
- ビジネス文書の実例や、文書を作るための各種アドバイス・記入文例などが付いているので、効率よくビジネス文書を作れます。
- 文書に対する説明やメモを付けたり、文書内でよく使う定型文などを記入文例として登録しておいたりできるので、複数人が同じ形の文書を作る場合に便利です。
- すでにあるシンキングテンプレートを用途や目的に合わせてカスタマイズしたり、新しくシンキングテンプレートを作ったりして、ユーザーテンプレートとして登録することができます。
◎シンキングテンプレートを利用するには
ナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］から、標準で搭載されているシンキングテンプレートを利用できます。
別売のシンキングテンプレートシリーズをセットアップすると、さらに多くのシンキングテンプレートが利用できるようになります。
■ナレッジウィンドウ［シンキングテンプレート］の使い方
- ［シンキングテンプレートを開く/登録▼］
- シンキングテンプレートを開いたり、ユーザーテンプレートを登録したりします。クリックすると、次のメニューが表示されます。
- <シンキングテンプレートシリーズ名>
セットアップされているシンキングテンプレートのシリーズ名が表示されます。シリーズを選択すると、［テンプレート集一覧］ダイアログボックスが表示され、選択したシリーズに含まれるシンキングテンプレートが一覧表示されます。一覧から開きたいシンキングテンプレートを選択します。 - ユーザーテンプレートを開く
登録されているユーザーテンプレートを開きます。メニューを選択すると、［マルチビューア］ダイアログボックスが表示され、ユーザーテンプレートが一覧表示されます。一覧から開きたいシンキングテンプレートを選択します。 - ユーザーテンプレートを登録
編集した文書をユーザーテンプレートとして登録します。メニューを選択すると、［ユーザーテンプレートを登録］ダイアログボックスが表示されます。ファイル名を入力して登録します。
- <シンキングテンプレートシリーズ名>
- ［文字抽出用タグや付加情報の追加▼］
- 文書中に文字抽出用のタグを挿入したり、文書に説明や記入文例を付けたりできます。クリックすると、次のメニューが表示されます。
- 文字抽出用の文書種類の設定
［文字抽出用の文書種類の設定］ダイアログボックスが表示されます。現在編集中の文書に、文字抽出を実行するときの条件となる文書種類を設定できます。 - 文字抽出用のタグ挿入/変更
［文字抽出用のタグの挿入］ダイアログボックスが表示されます。文書中の特定の位置に文字抽出を実行するときの条件となるタグを挿入できます。※すでに挿入している文字抽出用タグ上にカーソルがある場合は、［文字抽出用のタグの変更］ダイアログボックスが表示され、タグの名前などを変えることができます。
- 文字抽出の実行
［文字抽出の実行］ダイアログボックスが表示されます。
フォルダ内の複数の文書ファイルから、指定した文字抽出用タグ以降の文字データだけを抜き出すことができます。 - 文書に対する説明やメモの追加/修正
［文書に対する説明やメモの追加/修正］ダイアログボックスが表示されます。文書に付ける説明やメモを追加／修正できます。
文書の概要や使い方などのコメントを付けておくと、文書を開いたときにナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］上に表示されます。 - 記入文例の追加/修正
［記入文例の追加/修正］ダイアログボックスが表示されます。文書に付ける記入文例を追加／修正したり、整理したりできます。
文書内でよく使う定型文などを文例として追加しておくと、文書を開いたときにナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］上に表示され、クリックするだけで簡単に文書中に挿入することができます。 - シンキングテンプレートの製品情報Webページ
通常使っているブラウザが起動して、シンキングテンプレートに関するWebページが表示されます。
- 文字抽出用の文書種類の設定
- 文書に対する説明やメモ
- 文書に付いている説明やメモの内容が表示されます。
表示する内容を変えたい場合は、［文字抽出用タグや付加情報の追加▼］をクリックして表示されるメニューから［文書に対する説明やメモの追加/修正］を選択します。※説明やメモが付いていない文書を開いている場合は、この項目は表示されません。
- 記入文例
- 文書に付いている記入文例の一覧が表示されます。
一覧から記入文例を選択してクリックすると、文書中に記入文例が挿入されます。
記入文例を追加／変更したり、階層を整理したりしたい場合は、［文字抽出用タグや付加情報の追加▼］をクリックして表示されるメニューから［記入文例の追加/修正］を選択します。※記入文例が1つも付いていない文書を開いている場合は、この項目は表示されません。
●こんなときは
- シンキングテンプレート以外の文書で、かつ説明や記入文例を付けていない文書を開いている場合は、ナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］に［文書に対する説明やメモ］や［記入文例］は表示されません。
■シンキングテンプレートを利用して文書を作る
シンキングテンプレートを利用して文書を作ります。
※シンキングテンプレートの詳しい説明は、シンキングテンプレートの製品情報Webページをご覧ください。
■操作
１ シンキングテンプレートを開く
- ナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］タブをクリックします。
※ナレッジウィンドウに［シンキングテンプレート］タブが表示されていない場合は、［表示-ナレッジウィンドウ］を選択して、［表示するタブ］で［シンキングテンプレート］を
にして表示します。 - ナレッジウィンドウの［シンキングテンプレートを開く/登録▼］をクリックして表示されるメニューから、シンキングテンプレートシリーズ名を選択します。
［テンプレート集一覧］ダイアログボックスが表示されます。
- 一覧から開きたいシンキングテンプレートを選択して、［OK］をクリックします。
選択したシンキングテンプレートが開きます。
２ 文書を作る
- ナレッジウィンドウの［文書に対する説明やメモ］・［記入文例］に表示されている内容を確認します。
［文書に対する説明やメモ］・［記入文例］には、開いているシンキングテンプレートの使い方のヒントやよく使う定型文などが表示されます。
- ［文字抽出タグや付加情報の追加▼］をクリックして表示されるメニューから、必要に応じて文書中に文字抽出用のタグを挿入／変更したり、文書に付いている説明や記入文例を追加／修正したりします。
- 文字抽出用の文書種類の設定
［文字抽出用の文書種類の設定］ダイアログボックスが表示されます。現在編集中の文書に、文字抽出を実行するときの条件となる文書種類を設定できます。 →詳しい説明 - 文字抽出用のタグ挿入/変更
［文字抽出用のタグの挿入］ダイアログボックスまたは［文字抽出用のタグの変更］ダイアログボックスが表示されます。文書中の特定の位置に文字抽出を実行するときの条件となるタグを挿入／変更できます。 →詳しい説明 - 文字抽出の実行
［文字抽出の実行］ダイアログボックスが表示されます。フォルダ内の複数の文書ファイルから、指定した文字抽出用タグ以降の文字データだけを抜き出すことができます。 →詳しい説明 - 文書に対する説明やメモの追加/修正
［文書に対する説明やメモの追加/修正］ダイアログボックスが表示されます。文書に付ける説明やメモを追加／修正できます。
入力した内容は、文書を開いたときにナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］上に表示されます。 →詳しい説明 - 記入文例の追加/修正
［記入文例の追加/修正］ダイアログボックスが表示されます。文書に付ける記入文例を追加／修正したり、整理したりできます。
追加した記入文例は、文書を開いたときにナレッジウィンドウの［シンキングテンプレート］上に一覧表示されます。一覧から記入文例を選択してクリックすると、文書中に挿入できます。 →詳しい説明 - シンキングテンプレートの製品情報Webページ
通常使っているブラウザが起動して、シンキングテンプレートに関するWebページが表示されます。
- 文字抽出用の文書種類の設定
- 文書の内容を入力・編集して、名前を付けて保存します。
■カスタマイズしたシンキングテンプレートを登録して利用する
編集した文書をユーザーテンプレートとして登録しておくと、文書を作るときに簡単に呼び出して利用することができます。
既存のシンキングテンプレートを利用場面に合わせてカスタマイズして再利用できるので便利です。
※シンキングテンプレートの詳しい説明は、シンキングテンプレートの製品情報Webページをご覧ください。
■操作
【カスタマイズしたシンキングテンプレートを登録する場合】
- 文書を新規作成、または既存のシンキングテンプレートを利用して文書を作ります。
- ナレッジウィンドウ［シンキングテンプレート］の［文字抽出タグや付加情報の追加▼］をクリックして表示されるメニューから、必要に応じて文書中に文字抽出用のタグを挿入／変更したり、文書に付ける説明や記入文例を追加／修正したりします。
- ナレッジウィンドウ［シンキングテンプレート］の［シンキングテンプレートを開く/登録▼］をクリックして表示されるメニューから、［ユーザーテンプレートを登録］を選択します。
［ユーザーシンキングテンプレートを登録］ダイアログボックスが表示されます。
- ［ファイル名］に、登録するファイル名を入力します。
- 必要に応じて見出しを入力します。
※シンキングテンプレートを開くと、ウィンドウタイトルには見出しが表示されます。あとで利用するときのために、用途がわかりやすいような見出しを付けることをお勧めします。
- ［OK］をクリックします。
編集中の文書がユーザーテンプレートとして登録されます。
▼注意
- ユーザーテンプレートを登録する場所を、「ユーザーテンプレート」フォルダおよびそのサブフォルダ以外の場所に変えた場合は、［ユーザーテンプレートを開く］から開くことはできません。任意の場所に登録したユーザーテンプレートは［ファイル-開く］で開きます。
【登録したシンキングテンプレートを開く場合】
- ナレッジウィンドウ［シンキングテンプレート］の［シンキングテンプレートを開く/登録▼］をクリックして表示されるメニューから、［ユーザーテンプレートを開く］を選択します。
［マルチビューア］ダイアログボックスが表示されます。
- 一覧から開きたいユーザーテンプレートを選択して、［開く］または［参照で開く］をクリックします。
選択したユーザーテンプレートが開きます。
●こんなときは
- 登録したシンキングテンプレートを更新する
［シンキングテンプレートを開く/登録▼］-［ユーザーテンプレートを開く］で、更新したいユーザーテンプレートを開きます。内容を編集したあと、［シンキングテンプレートを開く/登録▼］-［ユーザーテンプレートを登録］を選択して、開いたユーザーテンプレートと同じファイル名を付けて登録し直します。
■こんなときは
●こんなときは
- セットアップ直後は、エディタフェーズ／提出確認フェーズ／マルチビューフェーズのナレッジウィンドウに［シンキングテンプレート］タブは表示されていません。ナレッジウィンドウに表示するタブを切り替えて、［シンキングテンプレート］タブを表示します。
- ビューアフェーズのナレッジウィンドウには［シンキングテンプレート］タブは表示できません。アウトラインフェーズ／基本編集フェーズに切り替えてからナレッジウィンドウに［シンキングテンプレート］タブを表示します。