差込機能を使えば、Excelなどの表計算ファイルやCSV形式ファイルを利用して、宛名ラベルなどを作ることができます。
差込機能は、文字枠だけでなく、バーコード枠や絵や写真枠にも対応しています。
ここでは、表計算ソフトで作った住所録のデータを使って、宛名ラベルに宛名を差込印刷する操作を説明します。
操作は次の流れで行います。
- ＜手順1＞住所録のデータを読み込んで、ラベル作りを始める
- ＜手順2＞1枚目のラベルをデザインする
- ＜手順3＞ラベル上の枠に、住所録のデータを関連付ける
- ＜手順4＞複数のラベルに、住所録のデータを印刷する
＜手順1＞住所録のデータを読み込んで、ラベル作りを始める
■操作
１ ラベルの種類・用途を選ぶ
- ガイドメニューで、［宛名・住所シール］などの作りたいラベルの種類・用途をクリックします。
［用紙の選択］ダイアログボックスが表示されます。
※お使いのサンプルファイルによって、ガイドメニューに表示されるラベルの種類・用途は異なります。
- 会社名や用紙品番、用紙の置き方を選び、［OK］をクリックします。
［編集方法の選択］ダイアログボックスが表示されます。
２ 差込機能を使えるようにし、住所録のデータを読み込む
- ［差込・連番を使う］の［このあと差込ファイルを選ぶ］を
にします。 - ［連続ラベル編集］をクリックします。
［差込データの読込］ダイアログボックスが表示されます。
- ［ファイル名］に、読み込みたい住所録データのファイル名を入力します。
［フォルダから選択］をクリックすると、ファイルの一覧で住所録データのファイルを選択して、ファイル名を入力することができます。 - ［先頭行を項目行として読み込む］を、 または
にします。
住所録データの先頭行の内容に応じて、
または を選びます。- 先頭行に、「郵便番号」「住所」「氏名」などの項目名が入力されている場合は、 にします。
- 先頭行に、項目名がなく、実際のデータだけが入力されている場合は、 にします。
- 先頭行に、「郵便番号」「住所」「氏名」などの項目名が入力されている場合は、
- ［OK］をクリックします。
【ファイルに複数のシートがある場合】
［データ読込］ダイアログボックスが表示されます。
- ［シート名］の右端の▼をクリックして、読み込みたいシートを選びます。
- ［OK］をクリックします。
ラベルを作る画面になり、画面右側に［デザイン選択］シートが表示されます。
【ファイルに複数のシートがない場合】
ラベルを作る画面になり、画面右側に［デザイン選択］シートが表示されます。
３ 読み込んだ住所録データの内容を確認する
- コマンドバーの
をクリックします。
画面右側に差込・連番設定画面が表示されます。
※手順1 の２-2で［連続ラベル編集］を選んでいない場合は、コマンドバーに
が表示されています。その場合は、次を参照して、編集方法を「連続ラベル編集」に切り替えます。 - 差込・連番設定画面で、［差込］シートをクリックします。
［差込］シートの表に、読み込んだ住所録のデータが表示されます。
- 目的の住所録のデータが読み込まれているかどうかを確認します。
※読み込むデータがまちがっていた場合は、［差込］シートの
をクリックして、別の住所録のデータを読み込み直します。
＜手順2＞1枚目のラベルをデザインする
■操作
- コマンドバーの
をクリックします。
画面右側にデザイン設定画面が表示されます。
- デザインサンプルの一覧で、利用するデザインをクリックします。
＜手順3＞ラベル上の枠に、住所録のデータを関連付ける
ラベル上の「郵便番号」「住所」「氏名」などの枠に、住所録の該当するデータを関連付けます。
■操作
- 画面左側の編集画面で、郵便番号の枠をクリックします。
- 画面右側の［差込］シートで
をクリックします。
［関連付ける］ダイアログボックスが表示されます。
- ［項目一覧］で「郵便番号」の項目を選び、［OK］をクリックします。
操作1 で選んだ郵便番号の枠に、住所録の1件目の郵便番号が表示されます。
これで、用紙内の次のラベルには2件目の郵便番号、次のラベルには3件目の郵便番号、…というように、データが順番に入力されるようになりました。
- 住所や氏名についても、操作1〜3の手順で、枠にデータを関連付けます。
●こんなときは
- 枠と項目の関連付けを解除するには、編集画面で解除したい枠をクリックし、［差込］シートの
をクリックします。 - 住所録のデータに該当する枠がラベル上にない場合に、枠を追加することもできます。
＜手順4＞複数のラベルに、住所録のデータを印刷する
■操作
１ 印刷しないデータを選んだり、印刷するデータの枚数を設定する
- 差込・連番設定画面の［差込］シートの表で、印刷しない差込データの［印刷］のセルをクリックします。
クリックしたデータは、［×］に変わります。再度クリックすると、［○］に戻ります。
- レコードごとに印刷する枚数を設定します。 →詳しい説明
２ 印刷される内容を確認する
- コマンドバーの
をクリックします。
画面右側に印刷設定画面が表示されます。
画面左側に、データが差し込まれたラベルが一覧表示されます。 - 画面左側で、各ラベルに印刷されるデータ内容を確認します。
３ 差込方法や印刷ページの設定をする
- 画面右側の印刷設定画面で、［差込］シートをクリックします。
- 目的に応じて、データの差込方法を選びます。
［連続］／［指定枚数］- 差込・連番設定画面の［差込］シートで、各レコードごとに印刷する枚数を設定していない場合、［連続］が表示されます。差込データを、1件につきラベル1枚ずつ連続して印刷します。
各レコードごとに印刷する枚数を設定している場合、［指定枚数］が表示されます。各レコードごとに設定した枚数を印刷します。 
［繰り返し］- 差込データを、［繰り返し数］で設定した数ずつ印刷します。
［用紙ごと］- 差込データを、1件につき用紙1ページずつ印刷します。
- ［印刷範囲］で、印刷するページを設定します。
４ 印刷を実行する
- 使いたいプリンタが選ばれ、用紙がセットされていることを確認して、
をクリックします。
印刷が実行されます。
※別のプリンタを使いたいときは、
をクリックしてプリンタを変えます。
●こんなときは
- 作ったラベルを保存するとき
使った住所録のデータまたはデータのファイル名をいっしょに保存することができます。
いっしょに保存しておくと、次にラベルファイルを開いたとき、住所録のデータを読み込んだり、住所録のファイルを選んだりする手間が省けて便利です。