決算書や契約書といった重要な文書などは、まちがって内容を削除したり変更したりすることがないように、「参照専用文書」として保存しておくと便利です。
参照専用文書として保存すると、文書に「読み取り専用」の属性が付き、文書を開いてもそのまま同じ場所に同じファイル名で保存（上書保存）できません。文書を開いて編集したときは、名前を変えて別の文書として保存します。
参照専用文書の内容を編集したいときには、同じ場所に同じファイル名で保存できるようにして開くこともできます。
※参照専用文書は、［ファイル-開く］などのファイルの一覧の表示を［詳細一覧］に切り替えると、［属性］に［R］が付いて表示され区別できます。
※参照専用文書を開くと、タイトルバーのファイル名のうしろに<1>のように数字が付いて表示されます。
■参照専用の文書として保存する
■操作
- ［ファイル-名前を付けて保存］を選択します。
［ファイル-他形式の保存/開く-Word文書として保存］から保存しても同じです。
- ファイルを保存する場所を指定します。
［場所］の右端の
をクリックして、目的のドライブ・フォルダを選択します。ドライブ・フォルダにあるフォルダやファイルが一覧表示されます。
- ［ファイル名/URL］に、ファイル名を入力します。
- ［保存形式］の右端の をクリックし、ファイルを保存する形式を選択します。
一太郎形式の文書だけでなく、テキスト形式やWord形式の文書も参照専用の文書として保存できます。
- ［詳細］をクリックします。
［詳細］ダイアログボックスが表示されます。
- ［参照専用保存］をクリックして
にします。 - ［OK］をクリックします。
［名前を付けて保存］ダイアログボックスに戻ります。
- ［OK］をクリックします。
- 保存を確認するメッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
選択した場所に、参照専用文書として保存されます。
※［編集-補助-ファイルへコピー］を実行して文書の一部分だけを保存するときにも、参照専用文書として保存できます。
▼注意
- FTPでサーバー上に文書を保存する場合は、この設定は無効になります。
■参照専用文書を開いて参照する
参照専用文書を読み取り専用のままで開きます。
開いた文書を編集して残しておく場合は、別の名前を付けるか、別の場所に保存します。
■操作
- ［ファイル-開く］を選択します。
- ファイルのある場所を指定します。
［場所］の右端の
をクリックして、目的のドライブ・フォルダを選択します。ドライブ・フォルダにあるフォルダやファイルが一覧表示されます。
- ファイルの一覧から、開きたい参照専用文書のファイルを選択します。
※参照専用文書は、ファイルの一覧の表示を［詳細一覧］に切り替えると、［属性］に［R］が付いて表示されます。
- ［OK］をクリックします。
- 読込を続けるか中止するかを確認するメッセージが表示されるので、［継続］をクリックします。
参照専用文書が、読み取り専用で開きます。
タイトルバーのファイル名のうしろに<1>のように数字が付いて表示されます。
■参照専用文書の内容を編集する
参照専用文書の内容を更新できるようにして開きます。
開いた文書は、同じ名前で同じ場所に保存（上書保存）することができます。上書保存しても参照専用文書の設定はそのまま残っています。
■操作
- ［ファイル-開く］を選択します。
- ファイルのある場所を指定します。
［場所］の右端の
をクリックして、目的のドライブ・フォルダを選択します。ドライブ・フォルダにあるフォルダやファイルが一覧表示されます。
- ファイルの一覧から、編集したい参照専用文書のファイルを選択します。
※参照専用文書は、ファイルの一覧の表示を［詳細一覧］に切り替えると、［属性］に［R］が付いて表示されます。
- ［詳細］をクリックします。
［詳細］ダイアログボックスが表示されます。
- ［強制編集］をクリックして にします。
- ［OK］をクリックします。
［開く］ダイアログボックスに戻ります。
- ［OK］をクリックします。
参照専用文書が、編集できる状態で開きます。
■こんなときは／ファイル操作−テクニック
●こんなときは
◆テクニック
- 開きたいファイルが、一覧で見つからない
- ［ファイル-ビューアフェーズで開く］から文書を開くと、編集可能な文書でも参照専用文書のように扱うことができます。