［文書校正の実行］では、誤字・脱字や仮名遣い、表記の統一、英単語のスペルチェックなど、一定のルールに従って文書をチェックすることができます。
チェック後には、修正の必要な個所に文書校正マークが表示されるので、簡単に修正することができます。
■文書をチェックして、指摘個所を修正する
■操作
１ 文書のチェックを開始する
- ［ツール-文書校正-文書校正の実行］を選択します。
［文書校正の実行］ダイアログボックスが表示されます。
- ［現在の文書校正スタイル］の右端の
をクリックして、任意の文書校正スタイルを選択します。
※［設定］をクリックすると、それぞれの文書校正スタイルで設定されているチェック項目を確認したり、文書校正スタイルを新しく作ったりできます。
- ［実行］をクリックします。
選択した文書校正スタイルに従って文書がチェックされ、［指摘表示］ダイアログボックスにチェックした結果が一覧で表示されます。
また、文書中のチェック個所に文書校正マーク（赤色または青色の波線）が表示されます。 - ［文書頭から訂正を開始］をクリックします。
［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスが表示され、文書の最初のチェック個所の校正情報が表示されます。
※［閉じる］をクリックしても、文書中のチェック個所には文書校正マークが表示されたままになっています。訂正が必要な個所だけを選んでショートカットメニューやナレッジウィンドウを使って修正することができます。
２ 指摘個所を修正する
- ［候補一覧］から、どの単語に置換したいかを選択します。
［候補］に選択した単語が表示されます。
置換したい単語が［候補一覧］にない場合は、［候補］に直接入力します。 - 必要に応じて、［マーククリア］／［まとめてマーククリア］／［置換］／［削除］／［以後無視］をクリックしたり、［まとめて置換］／［ふりがな］をクリックして表示されるダイアログボックスから指摘個所を修正します。
※以下の動作を行うと、［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスの［対象］と［指摘理由］に次のチェック個所の校正情報が表示されます。
［次のマークへ＞］が淡色表示されている場合は、［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスが閉じられます。- マーククリア
現在の指摘個所の文書校正マークを消します。
- まとめてマーククリア
現在チェックされている単語と同じ表記の単語が文書中に複数ある場合、それらすべての文書校正マークをまとめて消します。
- 置換／削除
［対象］に表示されている単語や句読点を、［候補］に表示されている単語や句読点に置き換えます。
［候補］が空白の場合（スペルチェックの繰り返しの単語でチェックされた場合など）は、［置換］が［削除］に切り替わり、チェックされた単語や句読点を削除できます。 - まとめて置換
［対象］に表示されている単語や句読点が文書中に複数ある場合、それらすべてを［候補］に表示されている単語や句読点に置き換えることができます。
クリックして表示されるダイアログボックスで、置き換えるか置き換えないかを1つずつ設定することができます。 - ふりがな
固有名詞ふりがな付けや常用漢字基準で日本語がチェックにかかった場合、指摘された単語にふりがなをふることができます。クリックして表示されるダイアログボックスでふりがなを設定します。
- 以後無視
チェックされた単語を、次回からチェックされないようにします。
ただし、文書校正の表現洗練や長さのチェックで指摘された単語、スペルチェックの繰り返しの単語や句読点の用法で指摘された個所はこの対象ではありません。
再びチェックされるようにするには、次の操作をします。- 日本語
- ［ツール-文書校正-文書校正の設定］を選択して表示される［文書校正の設定］ダイアログボックスの［無視する単語のクリア］をクリックする。
- 日本語辞書ユーティリティの［編集-無視する単語の編集］を選択して表示される［無視する単語の編集］ダイアログボックスで単語を選択して［削除］をクリックする。
- 英単語
- ［ツール-スペルチェック-設定］を選択して表示される［スペルチェック］ダイアログボックスの［無視する単語のクリア］をクリックする。
- 英語辞書ユーティリティの［編集-無視する単語の編集］を選択して表示される［無視する単語の編集］ダイアログボックスで単語を選択して［削除］をクリックする。
- 日本語
- マーククリア
- 1つのチェック個所に複数の指摘理由がある場合は、［＜前の情報へ］／［次の情報へ＞］をクリックして前／次の指摘理由を表示し、必要に応じて修正します。
- 続けて次のチェック個所を修正する場合は、［次のマークへ＞］をクリックします。
ダイアログボックスに次のチェック個所の校正情報が表示されます。
※1つ前のチェック個所に戻る場合は、［＜前のマークへ］をクリックします。
- すべてのチェック個所の訂正が終了したら、［閉じる］をクリックします。
［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスが閉じられます。
◎チェックできる内容について
→誤字・脱字やスペルミス、仮名遣い、同音異義語、ら抜き表現などをチェックする
→句読点やアルファベット、カタカナなどの文字種の統一をチェックする
→ほかのコンピュータやOSで文字が正しく表示されなかったり、表示が変わったりする可能性のある文字をチェックする
●こんなときは
■ショートカットメニューを使って、特定の指摘個所だけを修正する
文書校正やスペルチェックを実行すると、チェック個所に文書校正マーク（赤色または青色の波線）が表示されるので、その中から、訂正の必要な個所だけを選んで修正していきます。
■操作
- 文書校正マークの上で右クリックします。
チェック個所に対するショートカットメニューが表示され、指摘理由が表示されます。
- 訂正候補が表示された場合は、その中から置き換える文字を選択します。
文書中の単語が訂正候補に置き換わり、文書校正マークが消えます。
◎文書校正マークの上で表示されるショートカットメニュー
文書校正マークの上で右クリックすると、次のようなショートカットメニューが表示されます。
- <指摘理由>
チェックの対象となった単語の指摘理由が表示されます。
- <訂正候補>
チェックされた単語の訂正候補が表示されます。訂正候補を選択すると、文書中の単語と置き換わります。
※訂正候補の数が、5個を超えた場合には、ショートカットメニューに［その他の候補］という項目が表示されます。［その他の候補］を選択すると、校正用のダイアログボックスが表示され、すべての訂正候補の中から選択することができます。
- マーククリア
チェックされた単語の文書校正マークを消します。
- 以後無視
チェックされた単語を、次回からチェックされないようにします。
- 辞書登録
チェックされた単語を、日本語校正用ユーザー辞書または英語チェック用ユーザー辞書に登録します。単語が日本語の場合は、選択すると、読みや品詞を設定するダイアログボックスが表示されます。
辞書に登録した単語は、次回から未登録語としてチェックされないようになります。 - 詳細
校正用のダイアログボックスが表示されます。指摘理由の詳細や訂正候補を確認して訂正できます。
- 前の校正マークへジャンプ
カーソル位置から、前のチェック個所へカーソルをジャンプします。
- 次の校正マークへジャンプ
カーソル位置から、次のチェック個所へカーソルをジャンプします。
■ダイアログボックスを表示しながら、指摘個所を順に修正していく
校正用のダイアログボックスで指摘理由の詳細などを確認しながらチェック個所を修正することができます。チェック個所を順にたどって修正する場合に使用します。
■操作
- 修正を開始したい位置にカーソルを合わせます。
- ［ツール-文書校正-指摘個所を連続して訂正］を選択します。
［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスが表示され、操作1 で指定したカーソル位置より文書末方向にある最初のチェック個所の校正情報が表示されます。
- ［候補一覧］から、どの単語に置換したいかを選択します。
［候補］に選択した単語が表示されます。
置換したい単語が［候補一覧］にない場合は、［候補］に直接入力します。 - 必要に応じて、［マーククリア］／［まとめてマーククリア］／［置換］／［削除］／［以後無視］をクリックしたり、［まとめて置換］／［ふりがな］をクリックして表示されるダイアログボックスから指摘個所を修正します。
※以下の動作を行うと、［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスの［対象］と［指摘理由］に次のチェック個所の校正情報が表示されます。
［次のマークへ＞］が淡色表示されている場合は、［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスが閉じられます。- マーククリア
現在の指摘個所の文書校正マークを消します。
- まとめてマーククリア
現在チェックされている単語と同じ表記の単語が文書中に複数ある場合、それらすべての文書校正マークをまとめて消します。
- 置換／削除
［対象］に表示されている単語や句読点を、［候補］に表示されている単語や句読点に置き換えます。
［候補］が空白の場合（スペルチェックの繰り返しの単語でチェックされた場合など）は、［置換］が［削除］に切り替わり、チェックされた単語や句読点を削除できます。 - まとめて置換
［対象］に表示されている単語や句読点が文書中に複数ある場合、それらすべてを［候補］に表示されている単語や句読点に置き換えることができます。
クリックして表示されるダイアログボックスで、置き換えるか置き換えないかを1つずつ設定することができます。 - ふりがな
固有名詞ふりがな付けや常用漢字基準で日本語がチェックにかかった場合、指摘された単語にふりがなをふることができます。クリックして表示されるダイアログボックスでふりがなを設定します。
- 以後無視
現在チェックされている単語を、次回からチェックされないようにします。
ただし、文書校正の表現洗練や長さのチェックで指摘された単語、スペルチェックの繰り返しの単語や句読点の用法で指摘された個所はこの対象ではありません。
再びチェックされるようにするには、次の操作をします。- 日本語
- ［ツール-文書校正-文書校正の設定］を選択して表示される［文書校正の設定］ダイアログボックスの［無視する単語のクリア］をクリックする。
- 日本語辞書ユーティリティの［編集-無視する単語の編集］を選択して表示される［無視する単語の編集］ダイアログボックスで単語を選択して［削除］をクリックする。
- 英単語
- ［ツール-スペルチェック-設定］を選択して表示される［スペルチェック］ダイアログボックスの［無視する単語のクリア］をクリックする。
- 英語辞書ユーティリティの［編集-無視する単語の編集］を選択して表示される［無視する単語の編集］ダイアログボックスで単語を選択して［削除］をクリックする。
- 日本語
- マーククリア
- 1つのチェック個所に複数の指摘理由がある場合は、［＜前の情報へ］／［次の情報へ＞］をクリックして前／次の指摘理由を表示し、必要に応じて修正します。
- 続けて次のチェック個所を修正する場合は、［次のマークへ＞］をクリックします。
ダイアログボックスに次のチェック個所の校正情報が表示されます。
※1つ前のチェック個所に戻る場合は、［＜前のマークへ］をクリックします。
- 訂正が終了したら、［閉じる］をクリックします。
［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスが閉じられます。
●こんなときは
- 文書校正マークの上で、右クリックして表示されるメニューから［詳細］を選択しても校正用のダイアログボックスが表示されるので、チェック個所を順にたどって修正したり、まとめて置換したりできます。
■関連項目
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