文書校正を利用すると、誤字・脱字や仮名遣い、表記の統一、英単語のスペルチェックなど、一定のルールに従って文書をチェックすることができます。
それぞれの場合に応じて操作します。
※JUST Noteでは、文字入力時、自動的に文書校正機能を働かせることはできません。
I 文書をチェックして、指摘個所を修正する
■操作
１ 文書のチェックを開始する
- ［ツール-文書校正-実行］を選択します。
※［リボンインターフェース］の場合は、［校閲-文書校正-文書校正-実行］を選択します。
- ［現在の文書校正スタイル］の右端の▼をクリックして、任意の文書校正スタイルを選択します。
※［設定］をクリックすると、それぞれの文書校正スタイルで設定されているチェック項目を確認したり、文書校正スタイルを新しく作ったりできます。
- ［実行］をクリックします。
選択した文書校正スタイルに従って文書がチェックされ、［指摘表示］ダイアログボックスにチェックした結果が一覧で表示されます。
また、文書中のチェック個所に文書校正マーク（赤色または青色の波線）が表示されます。 - ［文書頭から訂正を開始］をクリックします。
［指摘個所を連続して訂正-文書校正］ダイアログボックスまたは［指摘個所を連続して訂正-スペルチェック］ダイアログボックスが表示され、文書の最初のチェック個所の校正情報が表示されます。
２ 指摘個所を修正する
- ［候補一覧］から、どの単語に置換したいかを選択します。
［候補］に選択した単語が表示されます。
置換したい単語が［候補一覧］にない場合は、［候補］に直接入力します。 - 必要に応じて、［マーククリア］〜［以後無視］をクリックして指摘個所を修正します。
- マーククリア
現在の指摘個所の文書校正マークを消します。
- まとめてマーククリア
現在チェックされている単語と同じ表記の単語が文書中に複数ある場合、それらすべての文書校正マークをまとめて消します。
- 置換／削除
［対象］に表示されている単語や句読点を、［候補］に表示されている単語や句読点に置き換えます。
［候補］が空白の場合（スペルチェックの繰り返しの単語でチェックされた場合など）は、［置換］が［削除］に切り替わり、チェックされた単語や句読点を削除できます。 - まとめて置換
［対象］に表示されている単語や句読点が文書中に複数ある場合、それらすべてを［候補］に表示されている単語や句読点に置き換えることができます。
［一括置換の対象］ダイアログボックスで、置き換えるか置き換えないかを1つずつ設定することができます。 - ふりがな
固有名詞ふりがな付けや常用漢字基準で日本語がチェックにかかった場合、指摘された単語にふりがなをふることができます。［文書校正-ふりがな設定］ダイアログボックスでふりがなを設定します。
- 以後無視
チェックされた単語を、次回からチェックされないようにします。
ただし、文書校正の表現洗練や長さのチェックで指摘された単語、スペルチェックの繰り返しの単語や句読点の用法で指摘された個所はこの対象ではありません。
- マーククリア
- 続けて次のチェック個所を修正する場合は、［次のマークへ＞］をクリックします。
ダイアログボックスに次のチェック個所の校正情報が表示されます。
※1つ前のチェック個所に戻る場合は、［＜前のマークへ］をクリックします。
- すべてのチェック個所の訂正が終了したら、［閉じる］をクリックします。
◆補足
［以後無視］でチェック対象外とした単語を再びチェックされるようにするには、［ツール-文書校正-設定］を選択して、［無視する単語のクリア］をクリックします。
なお、次のように、単語を指定してチェック対象に戻すこともできます。
- 日本語の単語だけ削除するには、［ツール-文書校正-日本語辞書ユーティリティ］を選択し、［編集-無視する単語の編集］を選択して表示される［無視する単語の編集］ダイアログボックスで単語を選択して［削除］をクリックします。
- 英単語だけ削除するには、［ツール-文書校正-英語辞書ユーティリティ］を選択し、［編集-無視する単語の編集］を選択して表示される［無視する単語の編集］ダイアログボックスで単語を選択して［削除］をクリックします。
※［リボンインターフェース］の場合は、上記［ツール-文書校正］の部分を［校閲-文書校正-文書校正］として操作します。
II 表記ゆれをチェックする
■操作
「プリンタ」と「プリンター」など同じ意味を持つ単語に異なる文字が使用されているなどの場合に、表記ゆれチェックを実行すると、確認することができます。
- ［ツール-表記ゆれチェック］を選択します。
※［リボンインターフェース］の場合は、［校閲-言語-表記ゆれチェック］をクリックします。
- ［表記ゆれチェック］ダイアログボックスが表示され、［表記一覧］にチェック結果が表示されます。
- ［表記一覧］で修正したい表記を選択します。
- ［修正候補］を選択して［修正］をクリックします。
選択されている表記が修正されます。
- 修正が終了したら［閉じる］をクリックします。