文面が同じで、宛名など一部だけが異なる文書を一度に印刷することができます。多くの宛先へ送付する文書に、それぞれの会社名や担当者名を自動的に差し替えて印刷することができます。
差し込み印刷を行うには、印刷するときに共通となる文面のファイルと、共通の文面に次々と差し込むデータのファイル（差し込みファイル）が必要です。差し込みファイルのデータは、差し込みフィールドへ次々に挿入されます。
次の手順で操作します。
- 差し込みファイルを作成する
- 共通の文面を作成する
- 差し込みファイルを選択する
- 差し込むデータを選択する
- 文面を確認し、印刷する
- こんなときは：ラベル用紙に印刷する
- こんなときは：差し込み印刷に使用するアドレス帳を編集する
I 差し込みファイルを作成する
宛名などを入力した差し込みファイルを作ります。
差し込みファイルに設定可能なファイルの種類は、次の形式のファイルです。
- Microsoft Excel ファイル（*.xlsx、*.xls）
- テキストファイル（*.txt）
- csvファイル（*.csv）
※txt、csvファイルを利用する場合、作成したデータの先頭行は、見出しとして扱われます。
II 共通の文面を作成する
共通に印刷される文面をJUST Noteで作ります。
III 差し込みファイルを選択する
■操作
- ［差し込み文書-差し込み設定-データファイルの選択］をクリックします。
- 差し込むファイルを選択して［開く］をクリックします。
※作成データによっては、［テキストファイルの差し込み］や［表計算ファイルの差し込み］ダイアログボックスが表示されます。必要事項を設定して［OK］をクリックします。
差し込みファイルを選択した時点では、画面上に変化はありません。
IV 差し込むデータを選択する
■操作
- データを差し込みたい位置にカーソルを移動します。
- ［差し込み文書-差し込み設定-フィールドの挿入-差し込みフィールドの挿入］を選択します。
- ［フィールド名］の一覧から、挿入するフィールドを選択して［挿入］をクリックします。
文面に選択したフィールドが挿入されます。
- ［閉じる］をクリックします。
他にも差し込みたいデータがある場合は、操作1.〜操作4.を繰り返します。
V 文面を確認し、印刷する
［ファイル-印刷］では、差し込み結果の印刷はできません。次の手順で差し込み状況を確認、印刷します。
■操作
- ［差し込み文書-値の表示-値の表示］をクリックします。
実際にデータが挿入された画面が表示され、確認できます。
- ［差し込み文書-差し込み-プリンターに差し込み］をクリックします。
- ［差し込みレコードの指定］を選択して、［OK］をクリックします。
［印刷］ダイアログボックスが表示されます。
- 印刷の設定を行い、［OK］をクリックします。
文面にデータが差し込まれた文書が、操作3.で指定したレコードの件数分印刷されます。
VI こんなときは：ラベル用紙に印刷する
ラベル・タックシールに印刷したいときは、操作II のあとに、次の操作を行います。
■操作
- ［差し込み文書-差し込み設定-差し込み文書の種類］をクリックします。
- ［ラベル］を選択して、［OK］をクリックします。
- ラベルを印刷する用紙の種類や用紙名などを選択して、［OK］をクリックします。
※［新しいラベル］をクリックして、一覧にない用紙を登録することもできます。
- 差し込みファイルを選択します。
※上記の操作IIIを行います。
- 表の左上隅のラベルにカーソルを移動します。
- 差し込むデータを選択します。
※上記の操作IVを行います。
- 左上のラベルの設定をほかのラベルにも反映したい場合は、［差し込み文書-差し込み設定-複数ラベルに反映］をクリックします。
- 内容を確認して、印刷します。
※上記の操作Vを行います。
VII こんなときは：差し込み印刷に使用するアドレス帳を編集する
■関連情報