差し込み印刷で使用するアドレス帳を編集します。宛先の追加や削除に加え、並べ替えやフィルターを使用して、印刷する宛先を絞り込むことができます。
操作は次の流れで行います。
- 差し込みファイルを作成する
- 共通の文面を作成する
- 差し込みファイルを選択する
- 宛先を選択・編集する
- 差し込むデータを選択する
- 文面を確認し、印刷する
- 関連情報：同じ文面で宛名など一部だけをかえて印刷したい（差し込み印刷）
I 差し込みファイルを作成する
宛名などを入力した差し込みファイルを作ります。
差し込みファイルに設定可能なファイルの種類は、次の形式のファイルです。
- Microsoft Excel ファイル（*.xlsx、*.xls）
- テキストファイル（*.txt）
- csvファイル（*.csv）
※txt、csvファイルを利用する場合、作成したデータの先頭行は、見出しとして扱われます。
II 共通の文面を作成する
共通に印刷される文面をJUST Noteで作ります。
III 差し込みファイルを選択する
■操作
- ［差し込み文書-差し込み設定-データファイルの選択］をクリックします。
- 差し込むファイルを選択して［開く］をクリックします。
※作成データによっては、［テキストファイルの差し込み］や［表計算ファイルの差し込み］ダイアログボックスが表示されます。必要事項を設定して［OK］をクリックします。
差し込みファイルを選択した時点では、画面上に変化はありません。
IV 宛先を選択・編集する
■操作
- ［差し込み文書］タブの［差し込み設定］で［アドレス帳の編集］をクリックします。
［差し込み印刷の宛先］ダイアログボックスが表示されます。
- 差し込み印刷に使用する宛先の左側のチェックボックスを
にします。
［並べ替え］や［フィルター］をクリックして、宛先を並べ替えたり、絞り込んだりできます。
- 宛先を追加する場合は［編集］をクリックします。
［データファイルの編集］ダイアログボックスが表示されます。
※txtファイルでは、区切り文字がタブの場合に［編集］が可能です。
- ［追加］をクリックし、宛先を追加して［OK］をクリックします。
アドレス帳を更新して元データに変更内容を保存することを確認するメッセージが表示されるので、［はい］をクリックします。
- ［閉じる］をクリックします。
V 差し込むデータを選択する
■操作
- データを差し込みたい位置にカーソルを移動します。
- ［差し込み文書-差し込み設定-フィールドの挿入-差し込みフィールドの挿入］を選択します。
- ［フィールド名］の一覧から、挿入するフィールドを選択して［挿入］をクリックします。
文面に選択したフィールドが挿入されます。
- ［閉じる］をクリックします。
他にも差し込みたいデータがある場合は、操作1.〜操作4.を繰り返します。
VI 文面を確認し、印刷する
［ファイル-印刷］では、差し込み結果の印刷はできません。次の手順で差し込み状況を確認、印刷します。
■操作
- ［差し込み文書-値の表示-値の表示］をクリックします。
実際にデータが挿入された画面が表示され、確認できます。
- ［差し込み文書-差し込み-プリンターに差し込み］をクリックします。
- ［差し込みレコードの指定］を選択して、［OK］をクリックします。
［印刷］ダイアログボックスが表示されます。
- 印刷の設定を行い、［OK］をクリックします。
文面にデータが差し込まれた文書が、操作3.で指定したレコードの件数分印刷されます。
VII 関連情報：同じ文面で宛名など一部だけをかえて印刷したい（差し込み印刷）
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