名簿管理ツールでは、以下の操作が可能です。
▼注意
それぞれの場合に応じて操作します。
I 名簿を作り直したい
名簿を編集前の状態に戻すには、変更途中の内容を破棄して名簿管理ツールを終了し、再びジャストスマイル管理メニューの「名簿作成・編集」をクリックして名簿管理ツールを開きます。
運用中の名簿を削除して新規に作るときは、以下の手順で作り直します。
■操作
- エクスプローラーで、SmileDataフォルダーを開き、同フォルダーにある smad*.*、smic*.* ファイルを削除します。
同じく SmileDataフォルダーにある MyClassフォルダー、みんなフォルダー を削除します。
- 名簿をサーバーで管理する運用の場合、サーバーのデータベースも初期化します。
サーバー機のジャストスマイル サーバー管理ツールを開き、［バックアップ・復元］をクリックします。「バックアップ・復元」画面の［データベースを初期化する］ボタンからデータベースの初期化を行います。
- ジャストスマイル管理メニューの「名簿作成・編集」をクリックすると、開始年度・学年構成の設定画面が開くので、開始年度・学年構成を指定して新しい名簿を作成します。
II 学年数を間違えて設定したので修正したい
名簿の学年数を後で変更することはできないため、操作Iの手順で名簿を作り直します。
III CSV形式の名簿データを読み込みたい
■操作
- あらかじめCSVファイルを表計算ソフトで開いて、何番目の列を登録するのかを確認しておきます。
対応する名簿の項目については、導入ガイド(PDF)または運用ガイド(PDF)の 「ジャストスマイルの名簿の項目」を参照してください。
- ジャストスマイル管理メニューの「名簿作成・編集」をクリックして、名簿管理ツールを開きます。
名簿管理ツールのコマンドバーの「読込」をクリックして、「他形式のファイルを開く」を開きます。右下の拡張子のドロップダウンリストを「CSVファイル(*.CSV)」に変更し、読み込むCSVファイルを選択したら「開く」をクリックします。
- 「項目の変換」画面が開きます。
右側の「読込ファイル」リストの「番」がCSVデータの列番号となります。
- はじめに「名簿の項目」は「年」を選択します。次に、「読込ファイル」の学年を示す列を選択します。両リストの間にある「＜指定」をクリックすると、列データを学年として読み込みます。
- 続いて「名簿の項目」は「組」を選択します。次に、「読込ファイル」の組を示す列番号を選択します。両リストの間にある「＜指定」をクリックすると、列データを組として読み込みます。
- 続いて「名簿の項目」は「名前」を選択します。次に、「読込ファイル」の名前を示す列番号を選択します。両リストの間にある「＜指定」をクリックすると、列データを名前として読み込みます。
- 新規名簿は、年、組、名前を指定していれば構築できますが、他に出席番号などの「番号」、名前の「ふりがな」、ユーザーが先生か児童かを区別する「属性」、Windowsサインイン連携するときの「ユーザーID」などがあれば,同様の操作で指定します。
- 「読込ファイルの開始位置」は、CSVの１行目が空白行や見出しデータであれば、「2件目から」に設定します。
- 「読み込み方」は、新規名簿作成では「新規追加」のままで構いません。
- 「実行」をクリックすると、CSVの名簿データを読み込みます。
- 登録した組名が1組、2組ではない場合、不要な組が残っています。コマンドバーの「組の設定」で不要な組を削除します。
※名簿をサーバーで管理する運用では、運用中の名簿に対してCSV形式など他形式ファイルから名簿データを上書きで取り込んだときに、編集前の名簿の名前と新しい名簿の名前が一致すれば同じユーザーとして扱えることがあります。ただし、名前の一致は必ずしも期待通りの結果になるとは限りません。
IV 名簿の学年を変更したい
学年を間違えて登録してしまったときは、該当するレコードを削除した後、改めて登録します。
登録間違いではなく、年度替わりで、児童の学年を繰り上げるときは、管理メニューの「年度更新」を行います。詳しくは運用ガイド(PDF)の「年度末・年度初めの作業」を参照してください。
V 誤ってユーザーを消してしまった
誤ってユーザーを削除しても、「名簿反映」を行っていなければ、破棄してやり直すことができます。
「名簿反映」を行った後に気付いたときは、バックアップデータを復元してから編集をやり直します。サーバーのデータベース、名簿データ、マイフォルダ等含めすべて復元してください。復元の方法については、運用ガイド(PDF)を参照してください。
バックアップデータが無いときは、消えてしまったユーザーを名簿管理ツールで再登録することになります。その前に、作品の保管フォルダー（SmileDataフォルダーにあるSakuhinフォルダー）を確認し、消えてしまったユーザーのマイフォルダのデータがあれば取得します。取得したマイフォルダのデータは、ユーザーを登録し名簿反映した後で、マイフォルダに反映させてください。
消したはずのないレコードが名簿管理ツール上で消えてしまったときは、プログラムの問題が考えられます。ジャストスマイルサーバーや名簿管理ツールのアップデートモジュールを確認し、公開されていたら適用します。
VI ユーザーの名字を変えたい
名簿管理ツール上で、該当するユーザーのレコードを選択し、名前を修正します。
名簿反映すると、マイフォルダのフォルダー名も変わります。（マイフォルダのデータは維持されます。）
※新しい名字をCSVファイルなど他形式ファイルから登録すると、ユーザーレコードのつながりが切れて、マイフォルダのデータが維持されず削除されてしまいます。名字など名前データの変更は上記操作を行ってください。
■関連情報
名簿が反映できない場合は、以下のFAQを参照してください。